Exporter vos données

01À tout moment, depuis l’application

• Chaque document se télécharge tel que vous l’avez déposé, un par un ou dossier par dossier.
• Avec Mapli Drive, vos documents s’ouvrent comme les fichiers de votre ordinateur, dans leur format d’origine.
• Chaque salarié télécharge en une fois, depuis son espace, tous ses documents : bulletins de paie, documents remis par l’employeur, ses dépôts, ses notes de frais et leurs justificatifs (archive ZIP).
• Les administrateurs de la messagerie exportent un fil en PDF.
• Les congés et les notes de frais s’exportent en tableau, pour la paie et la comptabilité.
• Vos factures Mapli se téléchargent en PDF dans Réglages › Facturation.

02L’export complet de votre organisation

Quand vous quittez Mapli en supprimant votre organisation, son propriétaire demande l’export complet depuis l’application ; pendant une transition où le service continue (article 14 des CGV), nous le préparons sur simple demande. C’est une archive ZIP, envoyée par un lien valable 24 heures, et effacée de Mapli dès son premier téléchargement complet (un nouvel export se redemande). Les fichiers y sont déchiffrés, dans leur format d’origine. L’archive contient :

• les documents, dans l’arborescence de vos dossiers : bulletins de paie, contrats signés, documents de fin de contrat, factures (au format Factur-X pour les factures électroniques), dépôts des salariés ;
• les pièces à conserver que vous aviez mises à la corbeille ;
• les pièces des fiches des salariés (pièce d’identité, RIB et autres pièces déposées) ;
• les signatures terminées, en PDF signé ;
• les courriers rédigés dans Mapli, en HTML ;
• des tableaux (dossier index, CSV en UTF-8, séparateur « ; », ouvrables dans un tableur), décrits ci-dessous ;
• un fichier LISEZ-MOI.txt qui décrit l’archive, et la liste des fichiers qui n’ont pas pu y être mis, s’il y en a.

Les tableaux

• documents.csv : chaque document et son fichier dans l’archive. Colonnes : Chemin dans l’archive, Nom d’origine, Libellé, Dossier, Taille (octets), Empreinte SHA-256, Ajouté le, Origine, À conserver (obligation de l’employeur), Dans la corbeille.
• espaces-salaries.csv : ce que chaque salarié a dans son espace. Colonnes : Salarié, E-mail de l’espace, État de l’accès, Rubrique, Origine, Période, Publié le, Fichier dans l’archive.
• courriers.csv : chaque courrier, son suivi et son prix. Colonnes : Créé le, Canal, État, Destinataire, Envoyé le, Distribué le, Prix (€), Suivi, Document dans l’archive, Contenu dans l’archive.
• contacts.csv : le carnet d’adresses. Colonnes : Prénom, Nom, Société, E-mail, Téléphone, Adresse, Code postal, Ville, Pays.
• signatures.csv : chaque demande de signature. Colonnes : Titre, État, Créée le, Terminée le, Fichier dans l’archive.

03Sur demande, gratuitement

Ces données ne sont pas dans l’archive, mais elles sont à vous. Écrivez à contact@mapli.fr : nous vous les remettons gratuitement, dans un format courant (PDF, CSV ou JSON), pendant la transition ou la période de récupération.

• les dossiers de preuve des signatures ;
• les preuves de dépôt et de distribution des courriers ;
• les échanges de la messagerie (chaque fil en PDF) ;
• les versions précédentes des documents, et les droits d’accès des dossiers ;
• l’historique de facturation de votre abonnement.

Ne sont pas exportables les données propres au fonctionnement de Mapli : journaux techniques, clés de chiffrement, index de recherche. Les exporter mettrait en danger la sécurité du service ; vos fichiers, eux, vous sont remis déchiffrés.

04Les délais du départ

• Vous choisissez votre préavis, de zéro à deux mois.
• Pendant la transition, 30 jours au plus, que vous pouvez prolonger une fois, le service continue et nous vous aidons à partir.
• Vous avez ensuite au moins 30 jours pour récupérer vos données.
• Puis nous les effaçons, sauf ce que la loi nous oblige à garder (factures de Mapli, preuve de l’acceptation des conditions).
• Rien n’est facturé pour partir ou pour exporter.

Le détail est à l’article 14 des CGV ; ce que deviennent les espaces des salariés est à l’article 12.5.